Εγκύκλιος Δ.Σ.Ε.Α. οικ. 2858/2023 - ΕΚΑΠΥ: Αρχικοποίηση παραγωγικής λειτουργίας του ΠΣ «Ekapy.Net» σχετικά με τον Σχεδιασμό Κεντρικών Προμηθειών από Νοσοκομεία, ΥΠΕ, και λοιπούς φορείς/αγοραστές
Τα Νοσοκομεία, οι Υγειονομικές Περιφέρειες της χώρας (ΥΠΕ), και οι λοιποί φορείς/αγοραστές καλούνται να δημιουργήσουν τους χρήστες για τον ρόλο : «Διεύθυνση Προμηθειών». Στην περίπτωση που έχει γίνει η ενεργοποίηση της εφαρμογής (πχ Νοσοκομεία) θα πρέπει να ανοιχτούν παράλληλα με τους χρήστες που έχουν δημιουργηθεί για τη διαχείριση των Φαρμακείων και οι χρήστες με το ρόλο Διεύθυνση Προμηθειών
«Αρχικοποίηση παραγωγικής λειτουργίας Πληροφοριακού Συστήματος της ΕΚΑΠΥ σχετικά με τον Σχεδιασμό Κεντρικών Προμηθειών από τους φορείς του άρθρου 7 του Ν.4865/21 (δήλωση στοιχείων, δήλωση χρηστών)».
Σε συνέχεια της εφαρμογής των σχετικών διατάξεων του Ν.4865/21 άρθρα 4,7 και 10, παρακαλούμε πολύ όπως μέχρι την Τετάρτη 28 Ιουνίου 2023 ολοκληρωθούν οι κάτωθι διαδικασίες δήλωσης χρηστών στην εφαρμογή «ΕΚΑΠΥ.net», στο πληροφοριακό σύστημα της ΕΚΑΠΥ (https://apps.ekapy.gov.gr/)
1. ΑΡΧΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ
Τα αρμόδια τμήματα πληροφορικής (Τμήμα ΙΤ) των φορέων του άρθρου 7 του Ν.4868/21 (Νοσοκομεία, ΥΠΕ, και των λοιπών φορέων/αγοραστών), πρέπει να προβούν στην ενεργοποίηση του παραγωγικού συστήματος (ekapy.net), με βάση τις οδηγίες που περιέχονται στο συνημμένο 1 (οδηγίες διαχειριστών φορέων). Οι φορείς καλούνται να δημιουργήσουν τους χρήστες για τον ρόλο : «Διεύθυνση Προμηθειών» Στην περίπτωση που έχει γίνει η ενεργοποίηση της εφαρμογής (πχ Νοσοκομεία) θα πρέπει να ανοιχτούν παράλληλα με τους χρήστες που έχουν δημιουργηθεί για τη διαχείριση των Φαρμακείων και οι χρήστες με το ρόλο Διεύθυνση Προμηθειών. Σε περίπτωση που υπάρχει η οποιαδήποτε απορία, μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικό μήνυμα στο τμήμα υποστήριξης EKAPY.Net (ekapynet@ekapy.gov.gr).
Για την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος, ο διαχειριστής του φορέα καλείται να εκτελέσει τις παρακάτω εργασίες:
1. Επικαιροποίηση στοιχείων φορέα
2. Καταχώριση/Επικαιροποίηση σημείων αποστολής «Ship to» του Φορέα
3. Καταχώριση χρηστών συστήματος
4. Ανάθεση ρόλων σε χρήστες σύμφωνα με τις οδηγίες.
2. ΔΗΛΩΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ Ekapy.Net
Ο αρμόδιος διαχειριστής του φορέα (τμήμα ΙΤ), για τις ανάγκες της παρούσας, θα πρέπει να δηλώσει χρήστες για τον κάτωθι ρόλο:
- Διεύθυνση Προμηθειών με τα πλήρη στοιχεία τους όπως αυτά ζητούνται στην εφαρμογή. Ο αριθμός των χρηστών εξαρτάται από τον κάθε φορέα.
Οι χρήστες έχουν διακριτό ρόλο και αρμοδιότητες όπως περιγράφεται στις σχετικές οδηγίες που επισυνάπτονται.
Ανάλογα με το ρόλο τους, οι χρήστες έχουν διαβαθμισμένη πρόσβαση στα στοιχεία που είναι διαθέσιμα ανά φορέα. Πλήρη πρόσβαση στο σύνολο των πληροφοριών, έχει μόνο ο Προϊστάμενος Προμηθειών.
Τα αιτούμενα κάθε φορά στοιχεία (αναλώσεις, τιμές, ποσότητες, εκτίμηση αναγκών, κ.α.) μπορούν να θέτουν όλοι οι χρήστες του συγκεκριμένου ρόλου.
Η αρμόδια Διεύθυνση Σχεδιασμού και Εφοδιαστικής Αλυσίδας, θα αναρτά στο αντίστοιχο πεδίο «Σχεδιασμός Κεντρικών Προμηθειών», κατηγορίες υλικών, στις οποίες ο φορέας καλείται να συμπληρώσει κατ’ ελάχιστο πεδία όπως:
- Αναλωθείσα Ποσότητα (πχ προηγούμενου έτους - 2022)
- Αξία Προμήθειας σε Τιμή Μονάδας (χωρίς ΦΠΑ)
- Εκτιμώμενη Ποσότητα για το επόμενο έτος (πχ 2024)
Κάθε φορά που θα ζητείται η συμπλήρωση για συγκεκριμένη κατηγορία υλικών/υπηρεσιών θα εκδίδεται παράλληλα ειδικό φύλλο οδηγιών για τη συγκεκριμένη διαδικασία συλλογής στοιχείων. Παράλληλα θα υπάρχει συγκεκριμένος χρόνος απόκρισης των φορέων για την συμπλήρωση των απαραίτητων πεδίων κάθε φορά.
Να σημειωθεί ότι με την έναρξη της ανωτέρω διαδικασίας δε θα γίνεται δεκτή η αποστολή των στοιχείων με κανένα άλλο τρόπο (πχ μέσω e-mail) παρά μόνο μέσω της νέας εφαρμογής.
Μέσω της ανωτέρω εφαρμογής θα γίνεται και η ενημέρωση των εκτελεστικών συμβάσεων από τα αρμόδια τμήματα/διευθύνσεις Προμηθειών των φορέων για τις διαγωνιστικές διαδικασίες, που υλοποιεί η ΕΚΑΠΥ. Για τη συγκεκριμένη διαδικασία ενημέρωσης των εκτελεστικών συμβάσεων από διαγωνισμούς συμφωνιών πλαίσιο θα σας σταλεί σχετικό έγγραφο από την Διεύθυνση Προμηθειών της ΕΚΑΠΥ.
Παρακαλούμε για την άμεση εφαρμογή της παρούσας.
Συνημμένο: Εγχειρίδιο Οδηγιών
ΑΔΑ: ΨΕΝ246ΜΨΙΦ-ΩΟ0
Αθήνα, 19/06/2023
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ
ΑΡΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΟΥ
Λήψη αρχείου 